Jak planować obłożenie pracowników i zarządzać finansami w Software House

Drugie spotkanie dla członków ITCorner dotyczyło planowania i optymalizacji obłożenia pracowników z branży IT, a poprowadził je Zbigniew Wantuła, Managing Partner w Primetric.

Czego dowiedzieli się uczestnicy webinaru?

• Jakie wskaźniki warto kontrolować w firmie
• Na co zwracać uwagę przy planowaniu obłożenia
• Jak zapewnić lepszy poziom utylizacji
• Jak lepiej przewidywać niepewną przyszłość
• Co kształtuje marże w Software House
• Jak dobrze liczyć rentowność na projektach
• Jak pilnować płynności

Jakie wskaźniki warto kontrolować?

Wszystkie, które pokazują, czy idziemy w wybranym kierunku, do osiągnięcia określonego celu.

Co charakteryzuje dobry wskaźnik:

• Jest jasno zdefiniowany i mierzalny
•  Może być łatwo zakomunikowany w zespole
• Mierzy coś, co jest ważne z punktu widzenia firmy
• Pokazuje cel, który chcesz osiągnać

Podstawowe wskaźniki dla Software House’ów

Utylizacja, czyli zalogowane (bilowalne) godziny oraz te dostępne to pierwszy z podstawowych wskaźników. Drugim jest marża – czyli wskaźnik pokazujący, czy firma zarabia.

Utylizacja mierzona wskaźnikiem „capacity”

Wskaźnik ten określa ilość godzin, które dany pracownik może przepracować. Capacity można różnie definiować. Prelegent przedstawił nam 4 różne sposoby na określenie „capacity”, różnią się one miernikami, które wliczają się we wskaźnik.

Każda z 4 wersji capacity wpływa na inny procent utylizacji. Procentowa różnica między danymi wersjami wynosi nawet 20 procent, co znacznie wpływa na ilość godzin bilowalnych.

Jak definiować godziny pracy

Przepracowane godziny można podzielić na projekty bilowalne i niebilowalne. Niebilowalne to m. in. przerwa na lunch, szkolenia,

Utylizacja – dobre praktyki

Do zrozumienia utylizacji niezbędne jest poprawne logowanie czasu pracy.

• Logowanie czasu pracy dotyczy każdego bilowalnego pracownika
• Możliwość logowania do niebilowalnych projektów
• Logowanie do pełnego capacity, codziennie – czyli do pełnego wymiaru godzin pracy
• Powiadomienia o niezalogowanym czasie pracy
• Możliwość logowanie niebilowalnych godzin w bilowalnych projektach

Dzięki takim praktykom pracownik dobrze zna swój cel i widzi, do jakich projektów jest przypisany, ile czasu poświęca na dane czynności.

Podsumowanie

Przedstawione informacje są podstawową wiedzą, którą trzeba zdobyć, chcąc pracować nad optymalizacją i dobrym planowaniem obłożenia pracowników. Jest to niewątpliwe proces wymagający posiadania konkretnej wiedzy, jednak zrozumienie go i wdrożenie może zaowocować rozwojem firmy i wyższymi zyskami.